Privacyverklaring

Hoe we met je gegevens omgaan

Deze verklaring vertelt je welke persoonsgegevens ColPort Hall verwerkt, waarom, hoe lang, met wie we ze delen en welke rechten je hebt. Geschreven in duidelijke taal. De formele, AVG-conforme tekst staat onderaan.

Laatst bijgewerkt: 10 oktober 2026 · Versie 3.2

Wie we zijn

ColPort B.V. is de verwerker

Wanneer je werkgever ColPort Hall gebruikt, is je werkgever de verwerkingsverantwoordelijke: zij bepalen welke leergegevens worden verzameld en met welk doel. ColPort B.V. (geregistreerd in Nederland) treedt op als verwerker en verwerkt de gegevens uitsluitend volgens de schriftelijke instructies van je werkgever.

Voor ColPorts eigen verwerkingen (bijvoorbeeld wanneer je via onze marketingsite een demo aanvraagt) is ColPort zelf de verwerkingsverantwoordelijke.

Wat we verzamelen

Gegevenscategorieën + rechtsgrondslag

Identiteit + account

Naam, werk-e-mailadres, functietitel, afdeling, werkgever. Rechtsgrondslag: overeenkomst (art. 6(1)(b)); je kunt het platform niet gebruiken zonder account.

Leergegevens

Cursusinschrijvingen, afrondingen, toetsresultaten, certificaatgeschiedenis, xAPI-statements. Rechtsgrondslag: wettelijke verplichting (art. 6(1)(c)) voor verplichte training; gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f)) voor vrijwillig leren.

Communicatiemetadata

Open- en klikgebeurtenissen van e-mails, sms-afleverbevestigingen, gelezen in-app-meldingen. Rechtsgrondslag: gerechtvaardigd belang, nodig om te bevestigen dat verplichte training is afgeleverd.

Apparaat- en sessiegegevens

IP-adres, browsertype, apparaat-fingerprint, geschatte locatie. Rechtsgrondslag: gerechtvaardigd belang, beveiliging, fraudepreventie, sessiebeheer.

Bewaartermijn

Hoe lang we wat bewaren

Trainingsafrondingen

7 jaar na afronding, in lijn met de meeste fiscale en arbo-gerelateerde bewaartermijnen. Naar beneden bij te stellen als je juridisch adviseur een kortere termijn bevestigt.

Certificaatgegevens

Duur van het dienstverband + minimaal 2 jaar. Openbare verificatie-URL's blijven de hele bewaartermijn bereikbaar.

Samenvattingen van AI-gesprekken

Maximaal 90 dagen. AVG-beginsel van minimale gegevensverwerking, geen langdurige opslag van gesprekken tussen cursist en AI.

Sessie-opnames (Inn)

Standaard 90 dagen, per organisatie in te stellen. Wordt automatisch verwijderd door de nachtelijke opschoontaak.

Jouw rechten

AVG / vergelijkbare rechten van betrokkenen

Op grond van artikel 15-22 van de AVG (en de equivalenten in andere rechtsgebieden, zoals CCPA, UK GDPR, LGPD) heb je recht op inzage, correctie, verwijdering, overdraagbaarheid en bezwaar tegen onze verwerking van je persoonsgegevens. Je kunt elk van deze rechten uitoefenen via de pagina /me/my-data van je account, zonder support te mailen. Resultaten worden binnen 30 dagen geleverd (meestal binnen 48 uur bij geautomatiseerde verzoeken).

Inzage (art. 15)

Exporteer alles wat we over je hebben als gestructureerde JSON of een leesbare pdf. Inclusief leergegevens, certificaten, AI-gesprekken en communicatiemetadata.

Verwijdering (art. 17)

Pseudonimisering van niet-bewaarde gegevens. Afrondingsgegevens die onder een wettelijke bewaarplicht vallen, blijven gekoppeld aan een anonieme ID.

Overdraagbaarheid (art. 20)

xAPI-statements geëxporteerd als JSON-LD, een industriestandaard, inleesbaar door elke conforme LRS.

Bezwaar (art. 21)

Schakel AI-personalisatie op elk moment uit via je profielpagina. Je valt dan terug op een standaard, handmatig beheerd leertraject.

Subverwerkers

Wie nog meer je gegevens ziet

Elke externe dienst waar de code van het platform persoonsgegevens naartoe kan sturen, en wanneer dat gebeurt. Een dienst die voor deze installatie niet aanstaat, ontvangt niets.

Subverwerkers
Dienst	Persoonsgegevens die de dienst ontvangt	Waar	Gebruikt wanneer
Hetzner Hetzner Online GmbH De server waarop Hall en Inn draaien: de applicatie, de database, de bestandsopslag en de achtergrondtaken.	Alles wat het platform bewaart.	Duitsland Binnen de EU	Altijd.
Resend Resend, Inc. Verstuurt de e-mails van het platform.	De naam en het e-mailadres van de ontvanger, en de e-mail zelf.	Verenigde Staten Gegevens kunnen de EU verlaten, onder de EU-modelcontractbepalingen (2021/914)	Wanneer deze installatie e-mail verstuurt.
Anthropic (Claude) Anthropic PBC Schrijft AI-concepten en beantwoordt de AI-assistenten.	De tekst die naar een AI-functie gaat: opdrachten, cursusmateriaal en wat iemand typt. E-mailadressen, telefoonnummers, IBAN's, kaartnummers en BSN-achtige nummers worden eerst vervangen; namen niet.	Verenigde Staten Gegevens kunnen de EU verlaten, onder de EU-modelcontractbepalingen (2021/914)	Wanneer een organisatie AI heeft aanstaan en Anthropic haar AI-aanbieder is, de standaard.
Mistral Mistral AI SAS Schrijft AI-concepten en beantwoordt de AI-assistenten, binnen de EU.	De tekst die naar een AI-functie gaat, met dezelfde nummers en adressen eerst vervangen.	Frankrijk Binnen de EU	Wanneer een organisatie Mistral als AI-aanbieder kiest.
Voyage AI Voyage AI Zet cursustekst om in zoekvectoren voor de zoekfunctie van Inn en de cursuscoach.	Cursustekst, en de vragen die cursisten aan de cursuscoach stellen.	Verenigde Staten Gegevens kunnen de EU verlaten, onder de EU-modelcontractbepalingen (2021/914)	Wanneer semantisch zoeken aanstaat, en alleen voor organisaties met Anthropic als AI-aanbieder.
Google Cloud Translation Google Cloud EMEA Limited Vertaalt cursustekst machinaal.	De cursustekst die wordt vertaald.	Verenigde Staten Gegevens kunnen de EU verlaten, onder de EU-modelcontractbepalingen (2021/914)	Wanneer machinaal vertalen aanstaat.
CM.com CM.com Netherlands B.V. Verstuurt sms-berichten.	Het telefoonnummer en het bericht.	Nederland Binnen de EU	Wanneer een organisatie training per sms verstuurt.
Twilio Twilio Inc. Verstuurt een sms als CM.com dat niet kan.	Het telefoonnummer en het bericht.	Verenigde Staten Gegevens kunnen de EU verlaten, onder de EU-modelcontractbepalingen (2021/914)	Wanneer CM.com niet is ingesteld of een bericht niet kan versturen.
Sentry Functional Software, Inc. Verzamelt foutrapporten zodat we fouten kunnen oplossen.	Technische details van een fout. E-mailadressen, IP-adressen en cookies worden verwijderd voordat een rapport wordt verstuurd.	Verenigde Staten Gegevens kunnen de EU verlaten, onder de EU-modelcontractbepalingen (2021/914)	Wanneer foutrapportage aanstaat.
Stripe Stripe Payments Europe, Limited Verwerkt betalingen voor cursussen en abonnementen op Inn.	De naam, het e-mailadres en de betaalgegevens van de koper.	Ierland Gegevens kunnen de EU verlaten, onder de EU-modelcontractbepalingen (2021/914)	Wanneer iemand betaalt voor een cursus of abonnement op Inn.

We laten klanten 30 dagen van tevoren weten dat we een subverwerker toevoegen of vervangen, en u kunt in die periode bezwaar maken.

Niet op deze lijst: de eigen inlogdienst van uw organisatie, die uw organisatie zelf kiest; video's die uw organisatie insluit van YouTube of Vimeo, die pas laden als een cursist op afspelen drukt en die in de privacyverklaring van uw organisatie staan; en de pushdiensten van browsers, die een pushbericht versleuteld doorgeven zodat ze het niet kunnen lezen.

Contact

De functionaris gegevensbescherming

Bereik de FG via dpo@colport.io. Voor klachten die wij niet kunnen oplossen, heb je het recht een klacht in te dienen bij je nationale toezichthouder (in Nederland: de Autoriteit Persoonsgegevens).

De formele, ondertekende privacyverklaring in pdf is op aanvraag beschikbaar via je accountmanager en wordt automatisch meegeleverd tijdens het inkoopproces.

Wil je de volledige lijst met subverwerkers zien?

Het trustcenter noemt elke dienst die persoonsgegevens kan ontvangen, wat die ontvangt, waar en wanneer.

Demo aanvragen